Wie verbindlich ist ein ‚will attend‘?

[sputnik11]

Beim Organisieren von Events kommt bei mir schnell mal die Frage nach dem Risiko auf. Denn für das ausgeschriebene Angebot steht ja der Owner gerade. Und was unter dem Strich übrig bleibt resp. fehlt ist immer das eigene Geld. Bei einem Restaurantevent ist es noch überschaubar. Wenn ein Teilnehmer nicht kommt und ein Menü übrig bleibt, drückt sicher der Beizer ein Auge zu. Muss man jedoch selber Material einkaufen (zBsp. für ein Fondue- oder Racletteplausch, oder sonst ein selbstgekochtes Essen) geht es schnell mal ins Geld.

 

Bis anhin hatte ich immer das Glück eine Warteliste führen zu können. So konnte ich bei Absagen einen Interessenten nachziehen. In jüngster Zeit kam die unverbindliche/verbindliche Anmeldungen in Mode: Einerseits kommt diese mit einem will attend rein, doch im Text steht dann ‚sollte klappen‘ oder ‚könnte reichen‘. Was heisst dies nun? Da muss zusätzlich nachgefragt werden und es klärt sich dann schnell.

Besonders ärgerlich ist jedoch, wenn ein angemeldeter Teilnehmer nicht erscheint und sich auch nicht (ab-)meldet. Klar, kann man als Organisator solche no-shows im Vorfeld budgetieren. Doch wie hoch soll ein solcher Fehlbetrag einkalkuliert werden? 10%, 30%?

 

Erstens will ich mit Geocacheevents kein Geld verdienen. Zweites würden diese Unkosten die übrigen Teilnehmern berappen. Und zu guter Letzt können die Interessierten in der Warteliste nicht nachrutschen und sehen spätestens bei den Logs das Fernbleiben (project-gc lässt grüssen).

 

Nun meine Frage; Wie gehen ihr damit um? Soll man sich nur noch mit Vorauskasse absichern?

[Mausebiber]

 

Wie verbindlich ist ein ‚will attend‘

Total unverbindlich. Kann immer was dazwischen kommen und man muss absagen, ist ohne Konsequenzen für den der Absagt. Selbst wenn ich ohne Ansage nicht komme ist das nicht nett, aber ebenfalls ohne irgend welche Nachteile für mich.

 

 

sollte klappen‘ oder ‚könnte reichen‘. Was heisst dies nun?

Ja was meinst du denn was das heisst? Genau was dort steht, "ich versuche zu kommen, noch nicht ganz sicher"

 

 

Soll man sich nur noch mit Vorauskasse absichern

Nein, glaubst du wirklich dass ich dir Geld gebe für ein Event das in 4 Wochen (vielleicht) stattfindet? Mache doch ein Event das dich nicht so viel kostet und stelle eine Kasse auf. Meine Erfahrung ist, dass immer genug Geld zusammen kommt um das Event zu finanzieren und noch was über bleibt das der örtliche Kindergarten bekommt.

 

 

Beim Organisieren von Events kommt bei mir schnell mal die Frage nach dem Risiko auf

Gibt doch jeden Tag viele Events ohne das geringste Risiko, warum muss es denn so kompliziert sein?

Bearbeitet 16. Mai 2018 von Mausebiber

[Attila_G]

Ich weiss nicht wie viele Organisatoren das angesprochene Problem überhaupt haben. Es gibt ja nicht so viele Events, bei denen etwas finanziell gewaltig schief gehen kann. Neben deinem Kino-Event erinnere ich mich nicht an viele Führungen, welche mit grösseren Kosten verbunden waren.

 

Ich fand es übrigens auch gut, dass du beim Kino-Event gesagt hast, wie hoch die Kosten sind, damit sich die Veranstaltung trägt und dass man auch freiwillig aufrunden kann. So habe ich es auch gemacht und etwas mehr in die Kasse bezahlt. Über diesen Weg sollten eigentlich auch Ausfälle (Absenzen) verkraftbar bleiben und ich glaube, dass einige für einen tollen Event auch gerne einige Franken mehr spenden.

 

Natürlich ist es mühsam und undankbar für den Organisator, wenn Leute sich unverbindlich anmelden und so limitierte Plätze unnötigerweise reservieren. Ausser ausdrücklich darauf hinweisen und vor dem Event noch ein Announcement machen, kann man das leider nicht wirklich verhindern.

 

-- Attila

[Jack Dalton]

Ich glaube wir sprechen hier von verschiedenen Sachen:

 

• sputnik11 mein seine Events, bei denen es ein Zusatzprogramm gitb, das aufwändig gestaltet ist und den Owner mehr kostet als ein paar Chips und Getränke, eine Kinomiete für 80 Leute geht ins Geld wenn dann auch schon 5% nicht kommen.
• Mausebieber mein wohl einen "normalen" Event, dort ist ein will Attend sehr unverbindlich.

Generell finde ich wenn es einen Event gibt mit Zusatzprogramm meldet man sich dort nur an, wenn mann wirklich kommen KANN und WILL, alle die "vielleicht" oder "kann sein" an den Event kommen sollen doch einfach an den offiziellen, immer zugänglichen Teil des Events kommen, doch diese Personen blockieren dann teil Plätze für andere, die wirklich kommen können und nicht nur wenn es gerade passt.

 

Evtl. würde ich im Listing einen Satz einfügen "Wer sich für das Zusatzprogramm anmeldet tut dies verbindlich und bezahlt bei Nichterscheinen" - das machen viele Veranstalter so und es hätte sicher einen Effekt, bei Verhinderungen mit Begründung kann man dann ja auch kulant sein und sowieso die ersten 3-5 Leute auf der Warteliste mal vorwarnen, dass sie evtl. doch noch kommen können.

[sputnik11]

Dieses Thema kam schon vor einem Jahr auf und ich stosse nicht nur bei meinen Events darüber, sondern auch bei anderen taucht es in den Gesprächen auf.

 

Ich finde, dass jeder Cacher eine minimale Eigenverantwortung tragen sollte. Es geht nicht um Recht sondern um Moral. Verstärkt sich dieser Trend, wird sich niemand mehr so einsetzen. Dann wird es wohl nur noch Bring-your-own-sausage-Event an öffentlichen Feuerstellen geben. Dies wäre schade um all die selbstgekochten Risottos, Pilzeintöpfe oder andere gesellige Waldhüttenevents. Denn genau diese individuellen Angebote machen es zum speziellen Erlebnis welche es lohnt gute Logs zu schreiben und das Spiel Geocaching wird so einzigartig.

 

N.B.: Der Kinoevent ist für mich aus organisatorischer Sicht bereits abgeschlossen. Das einzige Negative was bei mir zurückbleibt ist, dass die 5 nicht auf meine Nachfrage antworten.

[Mausebiber]

 

Dies wäre schade um all die selbstgekochten Risottos, Pilzeintöpfe oder andere gesellige Waldhüttenevents.

Ich kann mich da nur wiederholen:

 

Stelle eine Kasse auf und bitte um einen Obolus von den Teilnehmern.. Meine Erfahrung ist, dass immer genug Geld zusammen kommt um die Kosten des Organisators zu decken und in aller Regel bleibt sogar noch was über das dann der örtliche Kindergarten bekommt.

 

 

 

sputnik11 mein seine Events, bei denen es ein Zusatzprogramm gitb, das aufwändig gestaltet ist und den Owner mehr kostet als ein paar Chips und Getränke, eine Kinomiete für 80 Leute geht ins Geld wenn dann auch schon 5% nicht kommen.

Schon klar, dieses Risiko hat aber jeder der so etwas ähnliches veranstaltet. Wenn ich eine Gartenwirtschaft habe und einen Ochs am Spieß für das Wochenende grille und es regnet in strömen und keiner kommt, was dann? Zahlen dann die 5 Gäste die trotzdem kommen plötzlich 80 CHF für eine Portion nur um meine Kosten zu decken?

Ich meine, wer das Risiko nicht tragen kann oder will sollte eventuell Abstand von einer solchen Veranstaltung nehmen.

Alternative wäre:

Dieses Event nicht alleine veranstalten sondern noch 2, 3 andere Cacher mit ins Boot nehmen, so verringert sich das Risiko auf ein überschaubares Ausmaß.

 

Gruß, MB

Bearbeitet 17. Mai 2018 von Mausebiber

[Jack Dalton]

Schon klar, dieses Risiko hat aber jeder der so etwas ähnliches veranstaltet. Wenn ich eine Gartenwirtschaft habe und einen Ochs am Spieß für das Wochenende grille und es regnet in strömen und keiner kommt, was dann? Zahlen dann die 5 Gäste die trotzdem kommen plötzlich 80 CHF für eine Portion nur um meine Kosten zu decken?

Ich meine, wer das Risiko nicht tragen kann oder will sollte eventuell Abstand von einer solchen Veranstaltung nehmen.

Alternative wäre:

Dieses Event nicht alleine veranstalten sondern noch 2, 3 andere Cacher mit ins Boot nehmen, so verringert sich das Risiko auf ein überschaubares Ausmaß.

 

 

Ja der Wirt rechnet über das Jahr mit unterschiedlichen Besucherzahlen und in einer Wirtschaft meldet sich nicht jeder Gas an, daher finde ich den Vergleich hier nun nicht so sinnvoll... Klar zahlen die anderen nicht mehr Geld sondern gleich viel wie die Portion immer kostet, aber wie schon borher gesagt, dann würde ich den Extrateil (z.B. eine Führung, ein Kinoeintritt) so verbindlich machen, dass man halt zahlen muss, wenn man sich zu spät und ohne triftigen Grund wieder abmeldet.

 

Ein Event nicht alleine veranstalten wäre sicher ein Schritt in die richtige Richtung, so kalkulieren, dass es mit allen Besuchern noch für ein Trinkgeld reicht und die Kosten halt schon ab einem gewissen Prozentsatz an Besuchern gedeckt sind.

[sputnik11]

 

Dieses Event nicht alleine veranstalten sondern noch 2, 3 andere Cacher mit ins Boot nehmen, so verringert sich das Risiko auf ein überschaubares Ausmaß.

 

2, 3 andere Cacher mit ins Boot nehmen löst das Problem nicht. Dies ist nur eine Symptombekämpfung.

 

über das Kässeli zur Deckung der Unkosten wurde schon mal im Forum diskutiert. Dies weil ein Owner enttäuscht war, dass so wenig drin war. Denn die meisten schätzen die eff. Kosten viel zu tief ein, auch wenn es nur um so banales wie ein Instandkaffee geht. Wir kamen da zum Schluss: fixe Preise oder Sponsoren.

[sputnik11]

Und doch gibt es Eventorganisatoren welche den Anmeldeprozess mit der Teilnehmerliste nachführen umständlich finden. Denn ein will attend-Log kann gelöst werden, ohne das man dies belegen kann und mit Doodle klappt es auch ich für alle perfekt. Jedenfalls fand ich jüngst eine Schweizer Seite, welche dieses Manko sehr gut löst und eine echte Hilfe für jeden Owner sein kann: GC-Event-Manager.

 

Aber schaut mal selber: https://gc-event-manager.com/